因金融業(yè)務(wù)對精準(zhǔn)性、及時性、安全性的超嚴(yán)格要求，金融行業(yè)相對于許多其它行業(yè)信息化、電子化、互聯(lián)網(wǎng)化的實用進(jìn)程更快，應(yīng)用程度更深，因此，金融招采業(yè)務(wù)由傳統(tǒng)手工、紙質(zhì)方式向智能、電子方式轉(zhuǎn)變已成為大多數(shù)金融企業(yè)的共識，但謹(jǐn)慎、安全的慣性思維也導(dǎo)致了許多金融企業(yè)招標(biāo)采購業(yè)務(wù)在轉(zhuǎn)型中出現(xiàn)步子不快，深度不夠，廣度不全等問題?！?/p>
一場突如其來的疫情，導(dǎo)致一些金融企業(yè)出現(xiàn)”雖有電子采購平臺，但招標(biāo)采購業(yè)務(wù)仍難正常開展”的尷尬境地，使金融企業(yè)清晰的認(rèn)識到加快招采平臺全流程、全方位電子化的必要性和緊迫性。
信源信息，專注電采領(lǐng)域15年，11年金融行業(yè)電子化采購軟件開發(fā)經(jīng)驗，合作金融客戶30多個，今天我們一起探討“金融e采”金融采購系統(tǒng)的“四用四替”之“用電子代替紙質(zhì)”，助力金融招采轉(zhuǎn)方式、提效率、戰(zhàn)疫情。
1．招標(biāo)文件變電子，模板生成錯誤少
傳統(tǒng)招標(biāo)文件編制，招采經(jīng)辦人使用office等辦公軟件進(jìn)行編制，不僅要關(guān)注招標(biāo)采購過程，還要進(jìn)行調(diào)整文件格式等工作，文件審核也較為繁瑣，還很容易出錯。
一些有經(jīng)驗的經(jīng)辦人會積累自己的招標(biāo)文件模板，但無法實現(xiàn)“經(jīng)驗”的共享。招標(biāo)文件電子化、模板化就很好的解決這一問題，集中采購部門統(tǒng)一定制各類項目的招標(biāo)文件模板，模板根據(jù)項目運行實際情況進(jìn)行調(diào)整或者新增模板。
招標(biāo)文件模板通過“挖空”的形式，使招標(biāo)經(jīng)辦人關(guān)注“符合性檢查項”、“評分標(biāo)準(zhǔn)”等個性化內(nèi)容，減少對通用內(nèi)容的關(guān)注，提高了工作效率的同時也減少了內(nèi)控風(fēng)險。
為了后期的審查和調(diào)用，招標(biāo)文件一般要完整存檔15年。隨著項目的積累，人員的變動，這些紙質(zhì)文件將面臨嚴(yán)峻的儲存和保管問題，需要有專門的保管辦法防止意外受損。而電子版文件存在服務(wù)器上，只占用硬盤空間，且服務(wù)器內(nèi)容會進(jìn)行備份，更符合企業(yè)的利益需求。
2．質(zhì)疑澄清變電子，實時反饋效率高
供應(yīng)商收到項目采購邀請下載招標(biāo)文件后，可在規(guī)定時間內(nèi)在線填寫提交質(zhì)疑信息，平臺即時提醒項目經(jīng)辦人員查看項目質(zhì)疑信息，項目經(jīng)辦人員可實時在線單獨答復(fù)或公開回復(fù)，對質(zhì)疑信息進(jìn)行澄清，相比線下紙質(zhì)質(zhì)疑及澄清，提高了質(zhì)疑澄清工作的效率?！?/p>
3．投標(biāo)文件變電子化，不漏項，降低廢標(biāo)風(fēng)險
投標(biāo)人在家即可編輯投標(biāo)文件。基于離線投標(biāo)客戶端，投標(biāo)人只需一臺電腦，無需聯(lián)網(wǎng)即可做標(biāo)書，離線環(huán)境既安全又方便。
在投標(biāo)過程中根據(jù)招標(biāo)人設(shè)置好的模板進(jìn)行內(nèi)容填充，每一項都有參考模板，每一項內(nèi)容的輸入都有校驗，有效避免因?qū)嵸|(zhì)性響應(yīng)文件缺失而造成的廢標(biāo)遺憾。制作完成的投標(biāo)文件通過一鍵生成并證書加密，切實保護(hù)了文檔的安全?！?/p>
4．評標(biāo)報告依據(jù)評審情況自動生成，準(zhǔn)確無誤
系統(tǒng)按不同的采購方式設(shè)置評標(biāo)報告模版，評委在線評審結(jié)束后，系統(tǒng)按評審結(jié)果自動生成評標(biāo)報告內(nèi)容，省去了評委大量的基礎(chǔ)工作，提高了評審效率。
尤其是一個項目有多個分包、多個評審小組的情況下，系統(tǒng)可按評審組分別生成相應(yīng)的評標(biāo)報告，無需評委再翻閱標(biāo)書去核對項目分包信息、投標(biāo)人名稱、報價、以及未通過符合性審查的投標(biāo)人等內(nèi)容?！?/p>
5．現(xiàn)金支付變電子支付實時到賬，對賬更快捷
疫情期間，供應(yīng)商可以通過電子支付實現(xiàn)標(biāo)書費、投標(biāo)保證金、中標(biāo)服務(wù)費等采購類的財務(wù)付款。這樣既減少了使用現(xiàn)金到柜臺排隊轉(zhuǎn)賬的麻煩，也無需給招標(biāo)單位遞送銀行匯款憑證，既提高了響應(yīng)效率，也減少了外出感染的風(fēng)險。
招標(biāo)單位不用收取銀行匯款憑證，減少了面對面接觸的風(fēng)險。通過電子支付實時到賬，可以實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)和采購數(shù)據(jù)的聯(lián)通，系統(tǒng)自動對賬，減少工作失誤的風(fēng)險，提高財務(wù)和采購的工作效率。
6．紙質(zhì)保函變電子保函辦理更方便
相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)保函，電子保函與接口直接對接，具有辦理便捷、方便查驗真?zhèn)?、全程電子留痕等?yōu)點?！?/p>
投標(biāo)標(biāo)人在線提交申請，采購系統(tǒng)自動跳轉(zhuǎn)保函平臺，投標(biāo)人在保函平臺中辦理保函后，可下載獲取文件。項目經(jīng)辦人通過平臺獲取經(jīng)辦項目的投標(biāo)保證金交納情況時，自動包含電子保函相關(guān)數(shù)據(jù)。
專家在項目評標(biāo)評審階段，可以查看項目投標(biāo)人的投標(biāo)保證金交納及電子保函辦理的情況?！?/p>
項目結(jié)束后，項目經(jīng)理發(fā)送退款指令，快速解凍?！?/p>
7．供應(yīng)商資質(zhì)證件審核信息驗證更準(zhǔn)確
信源集中采購系統(tǒng)與當(dāng)前主流工商數(shù)據(jù)平臺天眼查、企查查數(shù)據(jù)對接。系統(tǒng)在線提供企業(yè)基本信息、經(jīng)營情況、風(fēng)險信息、資質(zhì)證明、財務(wù)情況等全面數(shù)據(jù)信息，用戶直觀識別核對供應(yīng)商注冊信息與全面信息的差異，便于用戶有效審定供應(yīng)商；渠道驗證、及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險、規(guī)避風(fēng)險，提升供應(yīng)商管理水平，為采購工作提供更好服務(wù)保障。
以上功能已在信源多個金融行業(yè)客戶中局部或全部應(yīng)用，成熟穩(wěn)定，效果明顯，得到了應(yīng)用客戶的好評，歡迎新老客戶聯(lián)系試用。
“金融e采”金融采購系統(tǒng)的“四用四替”之"用電子代替紙質(zhì)"，闡釋了金融集中采購平臺如何將采購人從繁瑣、低效的工作中解脫出來，讓招采工作更高效、準(zhǔn)確、智能。
